HR TIPS

โจรในองค์กร

812    5296  

องค์กรขนาดกลางและขนาดย่อมเป็นองค์กรที่เสี่ยงภัยต่อการคดโกงได้ไม่น้อย  จากหลายสาเหตุ เช่นระบบที่ไม่ดีพอ การไว้วางใจที่ตัวบุคคลมากเกินไป และปัญหาที่สำคัญที่สุด คือการไม่เอาใจใส่ของผู้ประกอบการเนื่องจากว่า“ยุ่ง!”
       
        เรื่องราวของพนักงานบัญชีที่โกงเงินองค์กรจากทีละเล็กละน้อยจนเป็นเงินก้อน ใหญ่ หรือพนักงานขายที่รับเอง ขายเอง เป็นเรื่องราวซ้ำ ๆ ที่ได้ยินกันมาบ่อยเหลือเกิน แล้วกับองค์กรใหม่เอี่ยมถอดด้ามพึ่งเกิดที่อาศัยการไว้ใจพนักงานที่พึ่งรับ มาเมื่อเดือนที่แล้ว! พระเจ้าช่วย! ถ้าไม่อยากเหนื่อยฟรี เพราะทำงานไป เงินหายไปอยู่ที่อื่นหมด หรือเข่าอ่อนเพราะรู้สึกว่าพนักงานของเราที่น่ารัก ๆ โกงเราเสียไม่มีชิ้นดี (เพราะคนที่คิดร้าย ๆ กับเรามักจะทำดีให้เราตายใจก่อนเสมอ) หันมาฟังเคล็ดลับป้องกันการคดโกงในองค์กรทางนี้กันดีกว่า
       
สร้างระบบแยกย่อยที่สามารถตรวจสอบได้
       
        แยกฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชีให้เด็ดขาด มีระบบการจ่ายเงิน รับเงิน บัญชีที่โปร่งใส เหนื่อยกับการมีงานเอกสารมากหน่อย มีระบบที่ชัดเจน ตรวจสอบย้อนหลังได้ รวมทั้งการตรวจสอบเป็นระยะ ๆ อุดรูรั่วที่สามารถเกิดขึ้นได้ ระยะแรก ๆ อาจจะเหนื่อยหน่อย แต่ไป ๆ ก็จะดีขึ้นเอง
       
สร้างบารมีกับลูกน้อง
       
        แม้มีระบบที่ดีมาก ๆ แต่ถ้าคุณไม่มีบารมีพอ ช่องเล็ก ๆ ที่สามารถเกิดการโกงได้ ก็จะกลายเป็นช่องใหญ่ การสร้างบารมีที่ดีกับลูก น้อง คือการปกครองคนด้วยหัวใจ ไม่ใจร้าย มองมนุษย์อย่างเข้าใจมนุษย์ด้วยกัน หากเราเริ่มจากการรักลูกน้อง ไม่ร้ายใส่ มีจิตใจที่ดีแผ่กระจายในองค์กร พนักงานที่เห็นว่าเราดีด้วยคงเกิดความละอายเกรงกลัวต่อบาปในการคดโก  การมีบารมีให้ลูกน้องเกรงนี่ไ่ม่ใช่จะสร้างกันง่าย ๆ นะคะ แล้วแต่ character ของแต่ละคนด้วยว่าเป็นอย่างไร
       
สร้างสายสืบในองค์กร
       
        เป็นเรื่องที่ทำได้ไม่ยากนักและได้ผลดี เพราะความลับขององค์กรจะออกมาอย่างง่ายดายที่สุดก็ในเวลาอาหารกลางวันนี่ แหละค่ะ ดังนั้นหาสายสืบที่คุณไว้ใจได้ ไว้คอยรายงานข่าวความผิดปกติ ไม่ใช่กว่าจะรู้เรื่องราวองค์กรก็เซเป๋ไปแล้ว
       
ทำสัญญาตั้งแต่ต้น
       
        การมีสัญญารับเข้าทำงานอย่างรัดกุม พร้อมทั้งขอและเก็บเอกสารสำคัญเช่นบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน ก่อนเข้าเริ่มทำงาน เช่นการทำงานออกแบบหากมีการเซ็นสัญญา ห้ามนำเอาสิ่งที่ได้จากการทำงานไปสร้่างงานของตัวเอง หรือทำธุรกิจที่ใกล้เคียงกันเป็นเวลานานเท่าไหร่ก็ว่าไป
       
        การให้ลูกน้องเซ็นสัญญาประเภทนี้ก่อนเริ่มทำงานเป็นการสร้างสัญญาณว่าเรา จริงจังกับเรื่องดังกล่าวนะคะ หรือการมีคนค้ำประกันก่อนเริ่มทำงานสำหรับธุรกิจบางประเภทที่เกี่ยวเนื่อง กับสินค้าที่มีมูลค่ามาก หรือการมีเงินค้ำประกันที่ลูกน้องวางไว้ก่อนเผื่อการเบี้ยวการทำงานสำหรับ งานบางประเภทก็ควรมีนะคะ สิ่งเหล่านี้หากเราทำให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นก็สามารถที่จะป้องกันการคดโกงได้ระดับหนึ่งค่ะ
    
อย่าเอางูเห่าเข้าบ้าน
       
        คนเราเป็นอย่างไรก็มักจะเป็นเช่นนั้น วิธีการป้องกันการคดโกงในองค์กรที่ง่าย ๆ อีกทางหนึ่ง คือการไม่เอาคนขึ้โกงเข้ามาในองค์กร โดยที่ผู้ประกอบการอาจจะทดลองโทรไปสอบถามที่ทำงานเก่า ๆ เกี่ยวกับพนักงานคนนี้ว่าเป็นอย่างไร มีนิสัยน่าทำงานด้วยหรือไม่ เผลอ ๆ เราอาจจะได้ข้อมูลที่ดีมากๆ ก็ได้ มากไปกว่านั้น การมี second opinion เกี่ยวกับพนักงานที่จะรับเข้าไปด้วยก็เป็นสิ่งที่ดีนะคะ เวลาที่ดิฉันรับพนักงานใหม่เข้ามา จะมีดิฉันสัมภาษณ์ มีผู้จัดการอีกคนสัมภาษณ์ ส่วนด่านสุดท้ายคือใครรู้ไหมคะ “แม่” ของดิฉันเองค่ะ การสัมภาษณ์กับแม่เรียกว่าเป็นการดูตัวมากกว่า ดูโหวงเฮ้ง และคุยเล่นดูอุปนิสัย เป็นการพูดคุยที่ผ่อนคลายไม่ได้อยู่ในห้องประชุม หลาย ๆ ครั้งประสบการณ์ของแม่ทำให้ดิฉันได้ข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับผู้สมัครไม่ มากก็น้อย
       
        ยกตัวอย่างเช่น ดิฉันเปิดรับสมัครพนักงานขาย ปรากฏว่าเจอผู้สมัครน่าสนใจท่านหนึ่ง ผ่านทุกด่านแล้วไปเจอด่านคุณแม่ซึ่งสามารถจะล้วงแคะแกะเกามาจนทราบว่า ผู้สมัครคนนั้น มีความใฝ่ฝันจะประกอบธุรกิจของตนเอง และที่บ้านก็มีธุรกิจที่ใกล้เคียงกับที่เราทำอยู่ด้วย ซึ่งหากเจอเช่นนี้แล้ว ตัดไฟตั้งแต่ต้นลมย่อมดีกว่านะคะ หรือบางคนแม่บอกว่า เห็นหน้าแล้วแม่ว่าอย่าเลย แต่ด้วยความที่ขาดคนจริง ๆ เลยต้องรับไว้ แต่ท้ายที่สุดแล้ว ก็เป็นจริงดังที่แม่บอกไว้ไม่มีผิด เล่นเอาดิฉันต้องไปซื้อหนังสือโหวงเฮ้งมาอ่านเสียยกใหญ่ด้วยความทึ่่งใน สัญชาติญาณของแม่
       
        ในกรณีของผู้อ่าน อาจจะหา second opinion หรือ third opinion ที่จะสามารถมาคอนเฟิร์มคนที่เราเลือกไว้ว่าน่าจะดี ไม่มีปัญหาอะไร เพราะองค์กรที่ดี น่าจะประกอบไปด้วยคนที่จิตใจดีๆ เบิกบาน แม้มีปัญหาก็ค่อย ๆ แก้ด้วยหัวใจสะอาด และพร้อมที่จะทำสิ่งดีๆ ให้องค์กร ไม่ใช่กินบนเรือนขี้บนหลังคา
       
ตรวจสอบ ตรวจสอบ ตรวจสอบ
       
        อย่าไว้ใจใคร พยายามตรวจสอบ cross check ทำความเข้าใจกับตัวเลขต่างๆ ที่อยู่ในมือ traceback ว่าอะไรมาจากไหน ถูกต้องหรือไม่ สร้างระบบที่สามารถตรวจสอบได้ง่ายด้วยนะคะ จริงอยู่มันอาจจะเสียเวลา แต่นี่ถือว่าเป็นเรื่องจำเป็นที่สุดนะคะ ไม่ใช่หาเงินไปเรื่อย ๆ โดยที่ไม่ได้ใช้เงินที่ตัวเองหาเลย

 

เครดิต   http://www.hrtothai.com/Articles/Index/1453