10 เทคนิคการใช้งบฝึกอบรมให้คุ้มค่า

  • 25 ม.ค. 2562
  • 911

ในภาวะเศรษฐกิจแผ่วลงทุกวัน เช่นในปีสองปีที่ผ่านมาจนลากยาวมาปีนี้ หากองค์กรมุ่งหมายให้อยู่รอดแล้วก็มักหนีไม่พ้นที่จะต้องลดงบประมาณค่าใช้จ่ายทุกทาง หลายองค์กรรัดเข็มขัดไม่เพิ่มอัตรากำลังคนเพื่อรองรับงานใหม่ แต่เน้นเพิ่มงาน (Job Enlargement) ให้กับพนักงานคนเก่าที่ยังทำงานอยู่แทนที่จะรับคนใหม่เข้ามา (เรียกว่ามุ่งใช้คนให้คุ้มค่าเงินที่ว่าจ้างให้มากที่สุด) ในขณะที่หลายองค์กรเลือกตัดลดงบประมาณฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรลง ยิ่งในองค์กรที่ผู้บริหารระดับสูงมองไม่เห็นคุณค่าของงานฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรที่จับต้องผลลัพธ์เป็นยอดขายได้ยากแล้ว ผู้บริหารก็ยิ่งไม่ลังเลที่จะตัดงบนี้ในชั่วอึดใจ กลายเป็น HR ทำงานลำบาก เพราะหากไม่ฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร เวลาประเมินผลการทำงานปลายปีไม่ดี พนักงานก็บ่นกะปอดกะแปดว่า HR ไม่เคยเหลียวแลฝึกอบรมพัฒนาให้มีความ “เก่ง” หรือ “มีฝีมือ”  ดีขึ้น ปล่อยให้ทำงานไปตามยถากรรมหรือหนักกว่านั้นก็บ่นแรงๆ ออกมาว่าไม่รู้จะมี HR ไว้เพื่ออะไร ในเมื่ออยู่ไปยิ่งมีทักษะการทำงานแบบถอยหลังลงคลอง 

เรื่องแบบนี้ก็ว่ากันไปครับ  ส่วน HR จะมีคุณค่าจริงหรือไม่นั้น ต้องมาพิสูจน์กัน 

ปัญหางูกินหางแบบนี้ ต้องบอกว่าเป็นเรื่องไม่แปลกที่จะเกิดขึ้น แต่เราเชื่อว่าหาก HR จัดวางระบบและกระบวนการฝึกอบรมพัฒนาที่รัดกุม สามารถทำให้พนักงานสร้างผลิตภาพเพิ่มขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นภายหลังจากการฝึกอบรมหรือการพัฒนาที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างจริงจัง ปัญหาที่กล่าวถึงไปนี้จะลดลงไปตามส่วน แต่ในเมื่อองค์กรก็ต้องรัดเข็มขัดตามสภาพคล่องทางการเงินที่บีบบังคับ จะทำอย่างไรให้การฝึกอบรมและพัฒนาตอบสนองเป้าหมายที่อยากได้ล่ะ ? 

ผมขอเสนอ 10 เทคนิคนี้ ซึ่ง HR รวมทั้งหัวหน้างานทั้งหลายควรต้องพิจารณากับการจัดการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร ในภาวะที่องค์กรรัดเข็มขัดทางการเงิน ไปดูกันครับ

 

1.จัดเตรียมสื่อการสอนงานให้เรียนรู้ด้วยตนเอง (Self-help workbooks)   
หลายกรณีเพื่อความประหยัดงบประมาณการฝึกอบรม หน่วยงานที่ทำหน้าที่นี้อาจจะหันมาพิจารณาเลือกวิธีการอบรมผ่านสื่อออนไลน์ หรืออาจเลือกใช้หนังสือเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการฝึกอบรมที่พอหาได้ในท้องตลาด หรือให้พนักงานที่เชี่ยวชาญในงานช่วยกันจัดทำคู่มือการเรียนรู้ทดแทนการจัดฝึกอบรมแบบที่ต้องจ้างวิทยากรจากภายนอกมาถ่ายทอดวิชาความรู้ ก็เป็นทางหนึ่งที่ดีไม่น้อย 

และด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบัน สื่อการเรียนรู้แบบออนไลน์หรือสื่อวีดีทัศน์ในรูปแบบ VCD, DVD ที่สอนเรื่องต่างๆ ก็มีให้เห็นมากมายหลายเรื่อง ทั้งยังมีหลักสูตรจำนวนมากที่จัดทำเป็นหลักสูตรการเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self-Study Learning Package) เท่าที่เคยเห็นก็จะมีสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติหรือสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย ซึ่งจัดเป็นสถาบันที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคลหรือพัฒนาองค์กร

สื่อการเรียนรู้แบบใหม่นี้ก็จะกลายเป็นอีกช่องทางที่เปิดกว้างให้พนักงานเข้าถึงได้ไม่ยาก ในราคาที่ไม่สูงนักเมื่อเทียบกับการฝึกอบรมภายนอกหรือจัดฝึกอบรมภายใน แต่แม้จะมีข้อดีหลากหลายอย่างเช่นที่ว่าไปแล้ว และตรงใจ “วัยรุ่น” อย่างมากก็ตาม แต่ก็อาจไม่เหมาะกับพนักงานรุ่นป้ารุ่นน้าที่ไม่คุ้นเคยกับอุปกรณ์ไฮเทคมากนัก จึงเป็นเรื่องที่ HR ที่ทำหน้าที่จัดการเรียนรู้ให้พนักงานต้องคอยประคบประหงมกันอีกสักเล็กน้อย

 

2.อบรมจากภายนอกมาต่อยอดเป็นวิทยากรภายใน 
เราเชื่อว่าองค์กรไหนๆ ก็มักมีคนที่เชี่ยวชาญในงานใดงานหนึ่งที่พอจะช่วยถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ในการทำงาน ทดแทนการจัดฝึกอบรมโดยวิทยากรภายนอกได้ เพียงแต่ที่องค์กรหลายแห่งไม่นิยมวิธีการนี้ก็เนื่องจากปัญหา “หญ้าปากคอก” เท่านั้น  พูดกันง่ายๆ ก็คือ เรามักจะไม่ค่อยเชื่อถือกัน ไม่ศักดิ์สิทธิ์เหมือนกับวิทยากรผู้ลือนาม ว่าไปแล้วก็ไม่แปลกกับสถานการณ์แบบนี้หรอกครับ เพราะวิทยากรภายในก็น่าจะต้อง “ไม่ธรรมดา” จึงจะสามารถเป็นที่ยอมรับของผู้เข้าฝึกอบรมจากภายในองค์กรด้วยกันได้ แล้ววิทยากรภายในคนไหนจะกล้าบอกว่าตัวเอง “ไม่ธรรมดา” ล่ะครับ  เพราะรู้ทั้งรู้ว่าการสอนนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เจอคนเข้าอบรมลองภูมิความรู้แบบ “ถามไล่เอาให้จน” ก็ทำหน้าไม่ถูกแล้ว ยังไม่ต้องพูดถึงปัญหาเรื่องการยอมรับหรอกครับ คิดไปคิดมาแล้ว วิทยากรภายในที่แม้อยากจะช่วยเหลือองค์กรในการประหยัดเงินจึงอยู่เฉยๆ ซะเลย จะได้ไม่เจ็บตัว ในทางปฏิบัติขององค์กรจำนวนไม่น้อยในบ้านเรา วิธีการแบบนี้จึงไม่ค่อย Work เท่าใดครับ

 

3.ลดหัวข้อการฝึกอบรมที่ไม่สร้างคุณค่าการเรียนรู้
คนที่ทำงานฝึกอบรมพัฒนาทั้งหลาย เคยสำรวจอย่างจริงจังหรือไม่ครับ ว่าหลักสูตรที่ท่านคิดไว้จะตอบสนองต่อความต้องการฝึกอบรม แล้วสามารถสร้างประสบการณ์หรือพัฒนาทักษะปรับพฤติกรรมการทำงานของพนักงานได้จริง ? ลองคิดในอีกมุมครับ ว่าหลักสูตรที่ดูแล้วไม่น่าจะตอบสนองให้เกิดประโยชน์ที่องค์กรอยากจะได้ก็น่าจะตัดลงไปบ้าง แต่กระนั้นเราไม่ได้หมายความว่า หลักสูตรฝึกอบรมพัฒนาที่ท่านอาจจะตัดออกไปนี้ไม่มีประโยชน์หรอกนะครับ เพียงแต่หลักสูตรใดที่ “ได้ไม่คุ้มเสีย” หรือติดตามผลการนำมาใช้กับการปรับปรุงพัฒนางานนั้นยาก ก็อย่าฝืนที่จะจัดมันเลย ควรช่วยกันพิจารณาให้รอบคอบกันสักนิดนะครับ

 

4.ลดระยะเวลาการประสานงานฝึกอบรม
หากองค์กรของคุณอาศัยการจ้างหน่วยงานภายนอกมาให้บริการฝึกอบรมพนักงาน คุณสามารถประหยัดงบประมาณที่ใช้เพื่อการฝึกอบรมลงไปได้ไม่น้อย ด้วยการลดเวลาในการติดต่อประสานงานจัดทำหรือพัฒนาหลักสูตร ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนทางตรงของหลักสูตรฝึกอบรมลงไปได้ไม่น้อยทีเดียว โดยเฉพาะกรณีที่เลือกวิทยากรฝึกอบรมแบบ In-house 
นอกจากนี้ หากท่านสามารถสื่อสารและช่วยจัดการให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เรียนรู้สิ่งที่วิทยากรภายนอกจะมาสอนก่อน ก็อาจจะช่วยลดเวลาในการฝึกอบรมลงไปได้จำนวนหนึ่ง และอย่างน้อยต้นทุนวิทยากรก็อาจจะลดลงไปสักเล็กน้อย ลองดูครับ 

 

5. เปรียบเทียบราคาของสถาบันฝึกอบรมหลายๆ ที่ (Training Suppliers)
เมื่อจำเป็นต้องเลือกสถาบันฝึกอบรมโดยวิทยากรจากภายนอก ลองทบทวนการต่อรองราคาตามขอบข่ายเนื้อหาการอบรมสักนิด อาจจะได้เงื่อนไขที่เหมาะสมมากขึ้นและได้ราคาที่ถูกลงเพราะตัดบางรายการการสอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้  จึงต้องมีการเปรียบเทียบราคาจากหลายองค์กรมากขึ้น เพราะเมื่อจำเป็นต้องเลือกสถาบันฝึกอบรม จะต้องเปรียบเทียบราคาจากหลายองค์กรมากขึ้น เพื่อให้ราคาถูกลงแต่คุณภาพไม่ลด จริงมั้ยครับ จะว่าไปเรื่องนี้หลายองค์กรก็ทำกันอยู่ เพราะต้องหาเป็นข้อมูลประกอบการเสนอขออนุมัติงบประมาณฝึกอบรมจากฝ่ายบริหาร เรื่องนี้น่าสนใจนะครับ เพราะเกี่ยวโยงกับการบริหารการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โอกาสหน้า ผมจะมาว่าลงลึกเรื่องนี้ให้ฟังกันนะครับ
 

 

6.ทบทวนต้นทุนของสื่อการฝึกอบรม
ในประเด็นนี้มุ่งเน้นให้คนที่ทำงานฝึกอบรมควรต้องสำรวจตรวจสอบเพื่อหาว่า หน่วยงานภายนอกที่ท่านจ้างให้ทำสื่อการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรนั้น หากเทียบกับหน่วยงานอื่นที่มีในตลาด แพงเกินไปหรือไม่ หรือมีหน่วยงานอื่นใดที่ให้ท่านในราคาที่ต่ำกว่า หรือช่วยกันประหยัดด้วยการใช้กระดาษรีไซเคิลที่ไม่มีความลับทางการค้าติดไป มาใช้ถ่ายเอกสารการฝึกอบรมได้หรือไม่ (อันนี้ต้องระวังให้มากครับ) หรือลดลวดลายในสื่อประกอบการสอนลงเพื่อลดปริมาณหมึกที่ใช้ในการพิมพ์สักนิด หรือจะใช้วิธีการ Print บนกระดาษทั้งหน้าและหลัง ซึ่งแม้จะอ่านยากไปหน่อย แต่เข้าใจได้ว่าผู้เข้ารับการอบรมคงไม่ซีเรียส หากจะร่วมกระแสลดโลกร้อนสักนิดนึง

นอกจากนี้ หากไม่ได้ยึดติดว่าจะต้องทำเป็นกระดาษเสมอไป ลองเปลี่ยนวิธีส่งไฟล์เอกสารประกอบการอบรมให้ผู้เข้าอบรมจะสะดวกไหม ?  สิ่งเหล่านี้ก็น่าคิดนะครับ

 

7.นำทฤษฎีการเรียนรู้ของผู้ใหญ่มาใช้ในหลักสูตร/โปรแกรม
เมื่อจะกำหนดหลักสูตรหรือโปรแกรมฝึกอบรมใด ต้องนำเอาหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ (Adult Learning) มาใช้กับการออกแบบด้วย โดยเฉพาะการใช้เพื่อออกแบบกิจกรรมที่สร้างให้เกิดการเรียนรู้  การสรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้เชื่อมโยงกับประสบการณ์  และแนวทางการนำไปปรับใช้กับงานในหน้าที่ของเขา 


ส่วนองค์ความรู้พื้นฐานเรื่องหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่นั้น ผมจะกล่าวถึงในเรื่องถัดไปนะครับ  

 

8.สนับสนุนให้พนักงานได้เข้าเรียนต่อในสายอาชีพ
ปัจจุบัน วิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยชั้นนำหลายแห่งในบ้านเรา สามารถจัดโปรแกรมการฝึกอบรมพัฒนาบุคคลากรให้มีความรู้หรือเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือเฉพาะสายอาชีพได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่ง ซึ่งเราไม่ขอเอ่ยชื่อถึงในที่นี้ และได้ยินว่าหลายมหาวิทยาลัยได้จัดโปรแกรมการพัฒนาเฉพาะทางให้แก่บริษัทยักษ์ใหญ่ชั้นนำ เห็นด้วยและน่าชื่นใจกับความมุ่งมั่นตั้งใจของฝ่ายบริหาร ที่พยายามให้หลักการรวมทั้งนำเอาประสบการณ์ของเหล่าคณาจารย์ที่มากด้วยประสบการณ์และองค์ความรู้มาถ่ายทอดแลกเปลี่ยนและสร้างการเรียนรู้ให้แก่ผู้บริหารหรือพนักงานที่เข้าโปรแกรม คนทำงานด้านการพัฒนาบุคลากรทั้งหลาย ควรลองสำรวจดูหน่อย ว่าสถาบันใดที่มีความสามารถหรือมีความถนัดในการสร้างความเชี่ยวชาญที่ตอบโจทย์องค์กรของท่านได้ 

นอกจากนี้ องค์กรภาครัฐเองก็ยังช่วยสนับสนุนผู้ประกอบการที่ทุนทรัพย์อาจจะไม่หนัก ด้วยการจัดอบรมหลักสูตรที่เป็นประโยชน์ให้ด้วย เช่น การบริหารงานบุคคลของกระทรวงแรงงาน เป็นต้น ซึ่งนับเป็นอีกช่องทางหนึ่งที่องค์กรจะเข้าร่วมได้ไม่ยากเย็นเกินไป

 

9.การจัดอบรมนอกห้องสัมมนา (Off-site Convention Center) 
ส่วนมากแล้วทางเลือกแบบนี้มักจะไม่ค่อยโดนใจผู้บริหารหรอกครับ เนื่องจากประเด็นเรื่องงบประมาณที่ต้องใช้จ่าย โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่ต้องจำกัดจำเขี่ยเม็ดเงินที่จะใช้จ่ายเพื่อการอบรม

อย่างไรก็ตาม หากจะให้ได้บรรยากาศควบคู่กับการประหยัด องค์กรอาจเลือกแนวทางการจัดสัมมนานอกสถานที่ในท้องถิ่นที่ไม่ต้องเดินทางไปไกลมาก หรือไปเช้าเย็นกลับแบบไม่ต้องค้างคืนก็ได้ หรือจะจัดอบรมแบบ In-house ก็ยังพอไหว อย่างน้อยก็ได้ปรับสภาพจากความคุ้นเคยกับการฝึกอบรมที่จำเจเฉพาะในห้องฝึกอบรมขององค์กร

 

10.มีหลักฐานว่าการฝึกอบรมให้ประโยชน์ต่อองค์กร
ลองรวบรวมข้อมูลหรือหลักฐานที่สนับสนุนให้ผู้บริหารระดับสูงเห็นว่าผลจากการอบรมพัฒนาตามหลักสูตร จะช่วยให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแท้จริง เช่น
- ลดอัตราการสูญเสียจากการทำงาน
- ลดของเสียที่เกิดจากกระบวนการผลิต
- ทำงานได้ถูกต้องตามกระบวนการที่กำหนด
- ลูกค้ามีความพึงพอใจต่อการให้บริการมากขึ้น
- พนักงานเข้าออกงานลดลง

การจะใช้ตัวชี้วัดใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องช่วยทำให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นประโยชน์จากการฝึกอบรมในเชิงรูปธรรมได้อย่างชัดเจน ยิ่งในแง่ ROI (Return on Investment) เป็นตัวเลขได้ก็ยิ่งดี (ว่ากันไปแล้ว ROI นี้ก็ไม่ได้วัดยากเย็นหรอกนะครับ เพียงแต่ต้องเก็บรวบรวมตัวเลขและกำหนดสูตรคำนวณที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้บริหารยอมรับได้)


10 เทคนิคที่กล่าวข้างต้น ว่ากันตามจริงแล้ว ไม่จำเป็นต้องเลือกทำตามลำดับแต่ละข้อที่กล่าวถึงก็ได้ คุณอาจจะเลือกเน้นทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยยังไม่ต้องทำอีกหลายเรื่องเลย แต่พึงพิจารณาเลือกทำให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่มีในองค์กรเท่านั้น

เชื่อว่าแต่ละองค์กรมีความจำเป็นที่ต้องรัดเข็มขัดการใช้งบประมาณบนพื้นฐานที่แตกต่างกัน บางองค์กรก็ต้องการจัดระบบความคิดของการฝึกอบรมหรือพัฒนาบุคลากรให้เข้าที่เข้าทาง โดยจะไม่ฝึกอบรมหรือสร้างกิจกรรมการพัฒนาที่ตอบสนองต่อเป้าหมายงานหรือเป้าหมายขององค์กรแบบไม่ชัดเจน ในขณะที่บางองค์กรอาจจะมีงบประมาณจำนวนมาก ซึ่งอาจเลือกการจัดกิจกรรมการพัฒนานอกสถานที่ทำงาน เพื่อให้ผู้เข้าโปรแกรมได้พัฒนาตนเองอย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลสายโทรศัพท์ของลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานที่จะมากวนใจให้เสียสมาธิ

นอกเหนือจากนี้ เมื่อองค์กรจะต้องฝึกอบรมพนักงานรายใด สิ่งที่ HR ควรต้องคิดให้ดีเพื่อให้การจัดการฝึกอบรมพัฒนาเป็นที่น่าเชื่อถือ คือ การเลิกตั้งคำถามหรือเงื่อนไขที่ยุ่งยาก แต่ควรมุ่งตอบสนองอย่างเต็มที่โดยการสร้างพันธะความรับผิดชอบในการนำความรู้ ทักษะและการเปลี่ยนแปลงทัศนคติจากการฝึกอบรมหรือโปรแกรมการพัฒนาใดๆ ก็ตาม มาใช้ในการทำงานให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และติดตามอย่างต่อเนื่องว่าเป็นเช่นนั้นจริง

และข้อเสนอสุดท้ายในที่นี้ก็คือ เมื่อใดที่องค์กรจะตัดลดงบประมาณเรื่องการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากร เมื่อนั้นไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะลดค่าใช้จ่ายลงได้

แต่หากต้องยอมรับด้วยว่า องค์กรเองจะเสียโอกาสที่จะได้รับรายได้ที่อาจจะเกิดจากการสร้างงานของคนทำงานที่มีทักษะความสามารถเพิ่มขึ้นจากการอบรมพัฒนาในอีกทางหนึ่งด้วย

ดังนั้น เมื่อใดที่ HR จะให้ข้อเสนอหรือตอบคำถามเรื่องการลดงบประมาณฝึกอบรมพัฒนา HR โปรดเตรียมคำตอบไว้ด้วยว่า องค์กรจะสูญเสียโอกาสอันใด อันเป็นมูลค่าหรือวัดเป็นตัวเงินได้มากน้อยเพียงไหน เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีอำนาจ ซึ่งจะว่าไปแล้ว HR ไม่ควรเพิกเฉยโดยปล่อยให้องค์กรเป็นไปตามยถากรรมหรอกนะครับ 

HR ที่ทำงานอย่างมืออาชีพ ควรต้องเฝ้าระวังผลเสียจากการไม่ฝึกอบรมไม่พัฒนาบุคลากรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะนั่นอาจเป็นการเดินทางที่ผิดพลาด สวนทางกับคู่แข่งที่เร่งพัฒนาบุคลากรในทุกจุด แม้ในช่วงที่องค์กรลำบากยากเย็นก็เป็นไปได้ และเมื่อนั้น HR ก็ไม่อาจพูดได้เช่นกัน ว่า...

เราตามคู่แข่งไม่ทันเพราะ “นายสั่ง” ไม่ให้จัดฝึกอบรมพัฒนาคนทำงาน

 

รวมเรื่องราวน่ารู้ในงาน HR จากวิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากร ผู้ผ่านประสบการณ์งานบริหาร HR จากองค์กรในโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจบริการ

สอบถามข้อมูลด้าน HR หรือแลกเปลี่ยนมุมมองได้ที่ 0-2514-7472 กด 6

หรือ E-mail : hrbuddy@jobbkk.com (ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น)

 

Credit  :  ดร.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต  (Professional Training & Consultancy)

หางานตามสาขาอาชีพ

JOBBKK.COM © สงวนลิขสิทธิ์ All Right Reserved including text, graphics, interfaces and design thereof are all rights reserved.

Top