เก็บใบสมัครงานไว้แบบนี้ ผิด PDPA นะจ๊ะ

  • 18 มิ.ย. 2565
  • 422

ใบสมัครงานกองโต ที่เก็บไว้นานหลายปี (ไม่ได้ใช้แล้ว) เพื่อลดความเสี่ยงผิดกฎหมาย ต้องนำไปเข้าเครื่องทำลาย ให้ไม่สามารถอ่าน ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้อีก ที่สำคัญคือฝ่าย HR ควรลงมือทำเองนะคะ ไม่ควรฝากให้แม่บ้านหรือบุคคลอื่นช่วยทำ เพราะหากเกิดปัญหา เช่น มีการเอาไปชั่งกิโลขาย นำข้อมูลไปขายต่อ ทำให้ข้อมูลรั่วไหล เจ้าของข้อมูลมาเจอเข้า หรือเจ้าของข้อมูลได้รับความเสียหายจากการดำเนินการของ HR ดังกล่าว HR ก็ต้องรับผิดชอบนะคะ

 

ส่วนใบสมัครงานใหม่ที่เพิ่งได้รับมา คนไหนไม่ผ่านสัมภาษณ์ ดูแล้วไม่เข้ากับตำแหน่งใดเลย เพื่อลดงานของเราด้วย ก็อาจคืนผู้สมัครไปทั้งหมดเลยก็ได้ค่ะ ทั้งใบสมัคร รูปถ่ายและเอกสารต่าง ๆ ผู้สมัครส่วนใหญ่ก็อยากได้คืนนะคะ เขาจะได้นำไปใช้สมัครที่อื่น ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม แถมยังได้รู้ผลสัมภาษณ์ทันทีด้วย

 

แต่สำหรับผู้สมัครที่ HR คิดว่า อยากเก็บไว้พิจารณากับตำแหน่งอื่นด้วย ก็สามารถเก็บได้ค่ะ กฎหมายไม่ได้กำหนดระยะเวลาว่าเก็บได้นานเท่าไร HR สามารถกำหนดได้ตามความเหมาะสมและกำหนดเป็นนโยบายบริษัทได้เลย เช่น 1 ปี หรือ 6 เดือน 3 เดือน และเมื่อครบกำหนดแล้ว หากไม่ได้ใช้ ก็ต้องนำไปทำลายทันที แต่ต้องดำเนินการกับทุกใบสมัครด้วยนโยบายเดียวกันนะคะ

 

นอกจากนี้ เรื่องแบบฟอร์มในใบสมัคร ตามที่ HR Buddy เคยนำเสนอไปว่า ควรนำมาปรับแก้ข้อมูล ส่วนไหนที่ไม่จำเป็นต้องใช้ก็ไม่ต้องขอจากผู้สมัคร (อย่าลืมว่าใช้เพื่อสัมภาษณ์เท่านั้น)โดยเฉพาะข้อมูลอ่อนไหว เช่น เชื้อชาติ ,ศาสนา, กรุ๊ปเลือด หรือประวัติอาชญากรรม ก็ตัดออกจะดีกว่าค่ะ จะได้ไม่เสียเวลากรอกนานด้วย

 

อย่างไรแล้ว สิ่งที่ HR ต้องมีให้ผู้สมัครเสมอ คือ นโยบายส่วนบุคคลและแบบฟอร์มขอความยินยอม ซึ่งก่อนที่จะให้ผู้สมัครกรอกใบสมัครงาน ก็ต้องให้เขารับทราบและเซ็นยินยอมก่อนนะคะ

 

ตัวอย่าง การเขียนนโยบายส่วนบุคคล >> https://jobbkk.com/go/Lc4Yw

ตัวอย่าง แบบฟอร์มขอความยินยอม >> https://jobbkk.com/go/9K8Jn

 

ปล. ตัวอย่างนี้ สามารถ Copy ไปใช้ได้เลยค่ะ แต่ควรปรับให้สอดคล้องกับนโยบายบริษัทด้วย

 

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สอบถามได้เลยนะคะ https://www.facebook.com/hrbuddybyjobbkk

 

ขอบคุณข้อมูล :  อาจารย์ พรเทพ พงษ์สง่างาน  ที่ปรึกษาอาวุโสด้าน HR และกรรมการ บริษัท เซ็นเมนทอร์ จำกัด ,กรรมการบริหาร APK Management Center

Website : www.senmentor.com

Line : wisebrown

Tel : 081-820-9271

 

สอบถามเพิ่มเติมสำหรับ HR : 02-514-7474 ต่อ 3

อีเมล : crm@jobbkk.com

Line :  @jobbkkvip (อย่าลืมใส่ @)

หางานตามสาขาอาชีพ

jobbkk มีเพียงเว็บเดียวเท่านั้น ไม่มีเว็บเครือข่าย โปรดอย่าหลงเชื่อผู้แอบอ้าง และหากผู้ใดแอบอ้าง ไม่ว่าทาง Email, โทรศัพท์, SMS หรือทางใดก็ตาม จะถูกดำเนินคดีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด

Top